10 принципов планирования или как всё успевать на работе и дома?

Вы обладаете всего 24 часами в сутки. У вас есть возможность выжать максимум из этого времени, но вы никак не получите его больше. Не беспокойтесь, есть много способов научиться лучше пользоваться данным вам временем. В этой статье вы найдете 7 способов заставить тайм-менеджмент работать на вас.

Шаг Оценить текущую ситуацию

В компании работает четыре продажника. Лучший из них за день успевает сделать до 20 холодных звонков, написать 5–7 писем, подготовить 8–10 счетов и съездить на встречу. Показатели худшего сотрудника в половину меньше. Предположим, что у лидера и аутсайдера одинаковый опыт, каждый находится в офисе по 8 часов. Причина плохой работы может скрываться в рассеянном внимании: сотрудник одновременно пытается сделать несколько дел, а в итоге не завершает ни одного. Или сотрудник занимается чем угодно, но только не работой: «зависает» в соцсетях, читает новости, играет в онлайн-игры, решает личные проблемы. Иногда слабая эффективность связана с неправильным распределением энергии. Например, рабочий график составлен так, что с утра менеджеры выполняют самую сложную работу, требующую высокой концентрации внимания. Если у сотрудника утром низкая работоспособность, он выполняет задачи медленно, с ошибками. К полудню работоспособность повышается, но сотрудник опять ничего не успевает, потому что завален делами: надо доделать, переделать или исправить утренние задачи плюс выполнить новые. Последняя причина плохой работы – слабая мотивация. Если зарплата менеджера зависит от объема продаж, то главная мотивация – это деньги. Но не для всех менеджеров денежная мотивация будет решающей. Например, у одного сотрудника – ипотека и куча потребительских кредитов, поэтому он стремится заработать побольше. А другого — вполне устраивает средняя зарплата, но его интересует карьера, публичное признание заслуг или возможность больше времени проводить с семьей.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

  1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
  2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
  3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
  4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
  5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Шаг Освежите в памяти свои цели

Вообразите себе свою идеальную жизнь. Представьте, как хотели бы вести себя в различных ситуациях. Ведите себя так, словно вам это уже удавалось! Это не случайно является первым шагом. Если вы толком не знаете, чего хотите достичь, то неважно, как вы распорядитесь временем. Если у вас нет четкого понимания, какой результат вы хотите получить от совещания, то неважно, что вы будете там обсуждать. Не понимая, куда вы хотите попасть, вы вряд ли сможете выбрать прямой, короткий и легкий путь туда.

Как боксеры на ринге заводят себя с помощью музыки и пиротехники, зарядите себя энергией на всю будущую неделю, визуализировав жизнь, к которой вы стремитесь.

Тайм-менеджмент планирование: зачем это нужно

Тайм-менеджмент рассчитан на то, чтобы понять, как все успеть с минимальными затратами энергии и максимальной эффективностью. Однако на одних знаниях далеко не уедешь, и результативный тайм-менеджмент зависит еще и от вашего умения правильно распределить силы и посмотреть на свой распорядок дня не с точки зрения сложившихся в обществе стереотипов, а трезвым взглядом.

Читайте также:  10 способов успешно пройти собеседование

Теория – одно, а практика – совершенно другое, и способность воплощать теоретические знания на деле – залог работающего тайм-менеджмента. Тайм-менеджмент дает рекомендации, как все успеть, но не факт, что в вашем случае они окажутся рабочими. Заставить их функционировать можно путем проб и ошибок в каждом индивидуальном случае.

Тайм-менеджмент планирование: зачем это нужно

Тайм-менеджмент – управление временем, которое достигается с помощью разных аспектов. Среди них: анализ затрат времени на те или иные цели, составление распорядка дня/недели/месяца, определение целей по степени важности, управление ресурсами и мн. др.

распространенных мифа о тайм-менеджменте

Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

Миф №1 – время неподвластно человеку

Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.

Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.

Миф №2 – придется интенсивно работать

Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.

Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними и есть суть методики.

Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы

Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.

Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

Как все успевать и почему не хватает времени ни на что?

Определи сколько у тебя есть времени

Составь список того, что должно быть выполнено. В этот список должен попасть сон не менее 7-8 часов в сутки. 3-4 часа на прием пищи, магазин, душ, уборку и другие бытовые хлопоты. 1-2 часа на транспорт до работы. 8 часов на рабочий день. Это 19-22 часа занятости, но еще остается 2-5 часов на другие нужды по обстоятельствам.

Больше у тебя времени нет. Тебе остается проанализировать полученные данные, чтобы представлять общую картину со своим временем. Ты не можешь сокращать сон, чтобы при этом быть работоспособным и здоровым. Ты не можешь смотреть сериалы или играть на компе 6 часов.

Убери отвлекающие факторы, забирающие время

Когда мы кушаем, отдыхаем, спим, работаем и занимаемся другими делами, нас постоянно отвлекают. Нам приходят сообщения, раздаются телефонные звонки или нас дергают люди. Отключай звук телефона, не заходи в социальные сети, не трогай сериалы или развлекательные сайты.

Убери отвлекающие факторы, которые снижают твою продуктивность. Выдели для развлечений период в дороге, перед сном, при перекуре или в другой небольшой промежуток времени. Ты можешь развлекаться только в это время, но не в другое.

Как все успевать?

Как все успевать и почему не хватает времени ни на что?

Искусство управлять своим временем называется тайм-менеджментом. От эффективности управления зависит наша жизнь. Ее успешность, полноценность и яркость. Как все делать и все успевать? Действуй четче и придерживайся дисциплины.

  • Для начала нужно составлять четкий план работ на каждый день. Тактический план должен быть на неделю, месяц, год и десятилетия. Данного плана важно придерживаться и не отступать. Но можно менять стратегию и быть гибким.
  • Адекватно оценивай объем работ и способности. Но не давай себе больше времени, чем требуется. Лучше давать себе немного меньше времени, чтобы ты уложился быстрее. Человек, по характеру, будет делать работу все время, отведенное на нее.
  • Определи степень важности своих дел, а затем приступай с самого главного. Старайся уменьшить количество дел, которые нужно сделать. Но не делай бесполезные или маловажные дела, от которых почти ничего не зависит. 80 % успеха приносит 20% важных действий, а 20% успеха приносит 80 % маловажных действий. Это принцип Парето, который работает.
  • Работай по 45-50 минут, а отдыхай 10-15 минут. В рабочее время нельзя отвлекаться на посторонние вещи или лениться. Этот твое время работы. Если будешь отлынивать или откладывать все на потом, то ничего не успеешь.
  • Делай аудит потраченного времени, чтобы выявить его эффективность и ошибки. Что отнимает у тебя время, хотя не должно? Как повысить продуктивность работы? Как не брать делать чужие дела? Кому делегировать дела?
  • А что самое важное в тайм-менеджменте? Это найти мотивацию. Ради чего ты стараешься и что получишь в итоге. Придумай систему поощрений за успешно выполненные пункты плана.
Читайте также:  Как пройти собеседование на английском языке?

Почему не хватает времени и как успевать больше? Работай головой, а не 24 часа в сутки. Грамотная система управления временем поможет тебе достичь желаемого. Работай меньше, а успевай больше.

Время быстро бежит. Как ты тратишь свой самый ценный ресурс? Ответь сам себе.

Присоединяйся! С нами не скучно: Телеграм, Facebook, ОК, ВКонтакте

Темы: тайм-менеджмент

Метод швейцарского сыра в тайм менеджменте

Как швейцарский сыр поможет в достижении цели?

Метод швейцарского сыра в тайм менеджменте весьма популярен. С момента открытия данного инструмента планирования он помог множеству человек и может помочь и вам. В тайм-менеджменте методы определения целей и их достижения могут быть очень странными и этот способ тому подтверждение.

В чем его суть?

Представьте проблему в виде швейцарского сыра, если что — он с дырками. Чем больше дырок в сыре, тем быстрее его можно съесть. Чем больше «дырок» в вашей проблеме, тем быстрее ее можно решить, т.е. съесть.

Что из себя представляют дырки в проблеме? Это мелкие задачи, решив которые, можно решить основную проблему.

Например, перед вами стоит вопрос ремонта потолка. Вы не можете решить с наскока, поэтому в нем нужно проделать «дырки». Первая «дырка» — это анализ подходящих фирм по ремонту, вторая — вызов мастера на дом для оценки проблемы, третья — составление сметы на ремонт, четвертая — непосредственно сам ремонт потолка. Для пятой дырки уже нет места, потому что проблема решена.

Еще один пример работы метода швейцарского сыра: вам нужно организовать корпоратив для вашей компании, какие «дырки» проделать в этой проблеме, чтобы ее разрешить? Подумайте самостоятельно, а потом сравните с моими вариантами ответов.

Метод швейцарского сыра в тайм менеджменте
  1. первая «дырка» — поиск подходящего помещения;
  2. вторая — договор с руководством заведения;
  3. третья — выбор подходящей даты, составление меню;
  4. четвертая — одобрение шоу-программы;
  5. пятая — оплата мероприятия.

Все — организация корпоратива прошла успешно.

По мере того, как мы «проедаем» сыр (подобно мышкам), мы решаем разные мелкие вопросы, которые вместе образуют крупную проблему. Этот метод можно использовать для планирования рабочего расписания или личного времени.

Статьи в тему:

Тайм-менеджмент не только для менеджеров: как научиться планировать свое время

Тайм-менеджмент на работе: успевай все с ветерком

История тайм-менеджмента на примере великих людей

Структурируйте свое свободное время

Михай Чиксентмихайи в своей книге «Поток» назвал полдень воскресенья несчастным часом, потому что именно в это время люди наименее продуктивны. Он провел исследование и выяснил, что люди более мотивированы и сосредоточены на работе из-за того, что рабочее время структурировано, поэтому он рекомендует структурировать и свободное время.

Это тоже не совсем логично, ведь свободное время так называется из-за того, что оно «свободное», но, когда за каждым вашим действием будет некоторая цель, вы почувствуете себя более продуктивным и счастливым. Даже если ваша цель – ничего не делать в течение одного-двух часов. Это главный принцип тайм-менеджмента.

Что делать, когда у вас завал на службе?

Для начала – не паниковать. Вместо того, чтобы повторять: «я не успеваю выполнять свою работу», начинайте действовать.

Пошаговое руководство для ликвидации завалов:

Что делать, когда у вас завал на службе?
  1. Рассортируйте задачи. Отдельными списками – документы, счета, переговоры, совещания.
  2. Выделите зеленым цветом те задачи, выполнение которых зависит только от вас.
  3. Выделите желтым цветом задания, которые вы выполняете в команде.
  4. Выделите красным цветом не терпящие отлагательств задачи.
  5. Выносите на совещание те, что помечены желтым и красным, определите с коллегами способы и сроки выполнения. Сразу же внесите в свой план на неделю, проверьте, насколько реально выполнимы задачи в срок. При необходимости корректируйте и согласовывайте с другими.
  6. Начинайте выполнять задания из зелено-красного списка; задачи из зеленого списка равномерно распределите по дням недели и выполняйте строго по плану, не дожидаясь, пока они “покраснеют”.
  7. Когда задачи рассортированы, уже не составит труда составить эффективный план, реальный по срокам выполнения.
  8. Обратитесь к руководству, если коллеги постоянно задерживают вашу работу. Если вы руководитель – примите меры.
Читайте также:  Трудоустройство: как избежать обмана при поиске новой работы

ВАЖНО! Часто завалы образуются, потому что вы тратите рабочее время на болтовню в соцсетях и мессенджерах. Уберите телефон с глаз, заблокируйте соцсети на рабочем компьютере и начинайте работать!

Когда скапливается очень много работы, вы не успеваете ее выполнять. И только эффективное планирование убережет вас от авралов и срывов дедлайнов.

Что делать, когда у вас завал на службе?

Если проблемы возникают из-за неправильной организации рабочего процесса в принципе, обратитесь к руководству. Когда руководство не справляется с организацией, попробуйте найти другую работу. Жизнь в постоянном стрессе приводит к проблемам со здоровьем, омрачает всю жизнь.

ТОП-книг по тайм менеджменту

Книга № 1

В этой книге говорится о том, как перестать копить важные дела и откладывать их в долгий ящик. Он считает, что она тесно переплетается с достижением успеха в бизнесе.

Книга № 2

Эта книга станет настоящей палочкой-выручалочкой как для делового человека, так и для обычных парня или девушки. Она подойдет для тех, кто желает навести порядок в своей жизни. «Тайм-драйв», благодаря легкому и понятному языку написания, отсутствию лишнего пафоса и «воды», найдет отклик у широкого круга читателей.

Книга № 3Для среднестатистического обывателя Дэн Кеннеди в прямолинейной форме приводит ряд советов, молниеносно поднимающих продуктивность.

Книга № 4

Это произведение станет по истине вашей настольной книгой, прочитав которую, вы избавитесь от привычки прокрастинировать, научитесь управлять стрессом в море постоянно возникающих и важных задач. Вы сможете находить баланс между работой и личной жизнью. Также на страницах этой книги вы познакомитесь с такими приемами — как, уделяя не более 10 минут планированию, успеть в 2-3 раза больше, чем вы могли до этого.

Книга № 5

Эта книга подойдет как для мамочек в декрете, так и для женщин, чьи дети более взрослого возраста. Естественно, количество детей в семье удлиняет список дел на день, которые нужно успеть. А значит, должен быть грамотный подход к планированию. В этой суматохе также важно найти время для мужа, и конечно же, для себя любимой. Что и как следует учитывать, на что обратить внимание, если у вас большая и активная семья — это и многое другое вы узнаете из книги«7 заповедей организованной мамы».

Основополагающим принципом продуктивного тайм-менеджмента является комплексное соблюдение всех правил. Уделяйте внимание и находите время для планирования дня, грамотной расстановки приоритетов, формулирования целей. Невозможно удержать все в голове, поэтому доверьте свои мысли и планы ежедневнику. Бумажный это будет формат или электронный – только дело вашего вкуса. В первое время, скорее всего, будет сложно. Но ни в коем случае не останавливайтесь, а продолжайте соблюдать правила. Совсем скоро это войдет в привычку. Не секрет, что многие из известных личностей добились большого успеха и славы именно благодаря правильному управлению своим временем и жизнью. Одним из способов такого управления является тайм-менеджмент. Обязательно пробуйте и убедитесь в этом лично. При этом не бойтесь совершать ошибки.

Как выстроить систему взаимоотношений?

Выстраивание внутренних и внешних взаимоотношений — важный процесс тайм-менеджмента, который позволит избежать конфликтов и поддерживать коммуникации на должном уровне.

Обсудите свой график с домашними, установите границы и временные промежутки, когда вы доступны для общения, а когда вас не стоит трогать. Вам нужно приложить усилия и объяснить, что вы работаете (просто в других обстоятельствах) всем, включая и самого себя. При наличии детей установите график «дежурства», начинайте закрывать приоритетные задачи в рабочее время, не отвлекаясь на мелочи. Придерживайтесь дисциплины и постоянства.

Не забывайте об общении с командой, регулярных совещаниях и обратной связи. Используйте доски и сервисы для коммуникации и контроля удаленной работы: Zoom, Skype, Trello. Общее пространство для обмена информаций позволит быть в курсе принятых решений и способствует облегченному документообороту. Ограничивайте количество участников при созвонах, оставляя только тех, кто непосредственно принимает участие в решении задачи.

Важно: Идеальный подчиненный сам информирует о своих планах, ходе выполнений задач и результата. Созвон — это средство решения актуальных вопросов, а не догма.